Ajuntament de Les Coves de Vinromà

Archivo

 

EL ARCHIVO MUNICIPAL DE LES COVES DE VINROMÁ

¿Que es un archivo municipal?

El archivo municipal es el lugar donde se guarda toda la documentación que genera el Ayuntamiento y los organismos, personas y/o empresas que mantienen relaciones con él. Esta documentación es variada y contiene desde la expedición de todo tipo de licencias, hasta recopilaciones estadísticas de población, datos del territorio, datos fiscales, de personas, de municipios… Toda esta documentación, seleccionada, ordenada y catalogada conforma un archivo municipal.

¿Para que sirve?

En primer lugar la ley obliga a guardar durante un cierto tiempo diversa documentación que genera el Ayuntamiento. Toda esta documentación conforma la parte administrativa del archivo. Debidamente organizada, sabemos en cada momento donde se encuentra cada expediente, y en pocos minutos el ciudadano o la administración que necesita un documento lo tendrá a sus manos (diferencia entre archivo y almacén de papeles).

Cuando la documentación pasa este período administrativo, cuando se hace vieja, la volvemos a seleccionar y cribar, tiramos el que no nos interesa, los duplicados… y la documentación relevante pasa a formar parte del archivo histórico, se convierte en documentación histórica, aquella que sirve para que los historiadores puedan realizar su tarea investigadora y nos digan, por ejemplo, cuantas masías habían en les Coves en el año 1962, o quien fueron los concejales en el año 1977, o la cantidad de establecimientos que se abren y se cierran cada año por elaborar estadísticas económicas. Todo esto es el primer paso para construir el pasado.

¿Como buscar en la base de datos en línea?

El trabajo hecho al archivo de les Coves consistió en organizar la documentación y digitalizar a una base de datos la ubicación de todos los expedientes. Para encontrar documentación sirve una búsqueda fácil introduciendo unas datos básicos.
Para buscar un expediente podemos hacerlo de muchas maneras. Primero debemos saber que buscamos y la codificación de ese tipo de documentación. La codificación en series y subseries se encuentra en el cuadro de clasificación, donde cada tipo de documentación tiene un código. Por ejemplo, una obra mayor se encontraría en el negociado de secretaría, urbanismo, obras particulares, obras mayores, la codificación sería 2.6.2.1. Si al menú de búsqueda introducimos esa codificación nos aparecerán todas las obras mayores que hay, podemos filtrar y afinar más con la búsqueda, como en una base de datos normales: filtrando por años…

Otra opción que tiene esta base de datos es la de introducir el nombre de una persona y nos sale toda la documentación (la más relevante) de esa persona en el Ayuntamiento: licencias de obra, actividades…
Hay muchas formas de buscar, sin embargo, a la base de datos sólo encontraremos la ubicación del expediente, no el expediente digitalizado. La ubicación significa la caja y la carpeta donde está, que a les Coves hay dos nomenclaturas para las cajas: A de Ayuntamiento y F de Sant Ferran, donde este el fondo histórico.
Si cualquier ciudadano necesita documentación relativa a él, puede él mismo buscar donde se encuentra y dar la referencia al Ayuntamiento, y en unos minutos tener el expediente del que busca. Esa es la tarea que se empezó en el Ayuntamiento en el año 2005 y que ahora sigue, y se amplía con la base de datos en línea, una forma de democratización del Ayuntamiento y de ampliación de los servicios que podemos disfrutar los ciudadanos.

César Pallarés Torres.

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Formulario de búsqueda

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